Офисный LifeHack: антология упрощенной жизни

18 Апреля 2013
ТЕКСТ: Дарья МАЗУРКИНА
ЛайфХак.jpg

ОСОБЕННОСТИ ЛАЙФХАКА

Добрая часть современных лайфхакеров – люди, которые ищут способы бесплатно посетить театр, подстричься или, скажем, поужинать, и в меньшей части – оптимизировать бизнес-процессы, выявить свои деловые таланты или научится управлять коллективом. Лайфхак в России – явление молодое, полустуденческое, полумолодежное, поэтому на просторах рунета сложно найти эффективные советы для деловой аудитории, их стоит искать в более продвинутых Штатах и Европе.

ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ

Офисные тайм-киллеры – неэргономичность в организации рабочего пространства и болтливость некоторых сотрудников. Задача – сократить бесполезные минуты и превратить их в правильный процесс!

В НОГАХ ПРАВДЫ НЕТ

Доказано, что общение длится дольше, если человек сидит. А рабочее время буквально испаряется, когда один из коллег захотел поболтать, а другому, занятому, очень неудобно ему отказать и недослушать рассказ о новом платье или шикарном отпуске. Проблема решается специальной обстановкой: если между одним рабочим местом и другим поставить мебель, которая не позволит коллегам общаться лицом к лицу, то одному из них, дабы не повышать рефлекторно голос (не видя человека), придеться встать. Так общение по личным вопросам сократится: одному будет неудобно болтать стоя, другому – заставлять коллегу встать на ноги ради каких-то незначительных рассказов.

РЕЛАКС

Комнату отдыха придумал еще Януш Корчак в своем «Доме сирот». Это место предназначалось для того, чтобы побыть наедине со своими мыслями, прийти в себя после эмоциональных перегрузок, переключить внимание. Пустующий кабинет можно превратить именно в такую комнату, где разрешено находиться только по одному и даже запирать дверь. Психологи установили, что продуманный отдых в одиночестве в значительной степени сокращает растягивание рабочего времени.

Каждый сотрудник, желая переключится и прийти в себя, может отправиться в комнату отдыха, а не в столовую с коллегой, где посиделка обязательно затянется за какими-нибудь сплетнями и пустой болтовней.

ПОДЗАРЯДИСЬ!

Заботливые боссы ставят на каждый стол в open space… упаковки шоколада. Давно известно, что сахар – это пища для ума. Когда работаешь, не замечая времени, уровень сахара в крови стремительно падает, и снижается скорость мыслительного процесса. Шоколад (или шоколадные батончики), разделенный на удобные для небольшого перекуса плитки, в общей доступности поможет сотрудникам моментально подзарядиться без траты времени на приготовление кофе или зеленого чая.
strawberry.jpg

ЦВЕТОТЕРАПИЯ

Обратите внимание на цвет и свет – это главные регуляторы офисной атмосферы. Яркий свет в разы повышает концентрацию, оранжевые стены стимулируют выработку творческой энергии, а красные пятна (в виде картин на стене или штор) моментально тонизируют мозг, повышают его активность. Развесьте по офису картины с яркими пятнами теплых тонов, и вы сразу заметите, как возрастет работоспособность и стремление к успеху сотрудников.

СПЛОЧЕНИЕ КОЛЛЕКТИВА

Известные игры на доверие уже стали анекдотом у сослуживцев: непросто сплотить коллектив, пользуясь общепринятыми детскими хороводами. Однако лайфхак таит в себе особые хитрости: необязательно прыгать на стульях или падать спиной с закрытыми глазами в руки коллег, как это делается в классическом тимбилдинге.

НАСТАВНИК-НОВИЧОК

Отличный способ помочь новому сотруднику раскрыться и влиться в коллектив. Составьте график дежурств: каждый сотрудник в течение одного дня должен побывать наставником для новичка. Его задачи – помогать ему, сопровождать на обед (по желанию), а вечерами – узнавать, как прошел рабочий день, какие выводы сделал для себя новенький, какие у него успехи. Таким образом и наставник сможет проявить свои лидерские качества, и новичок в первые дни получит должное внимание и некоторую опеку. Система наставничества не должна длиться дольше пары недель, иначе новый сотрудник почувствует себя отстающим. Посоветуйте наставникам проявить максимальную лояльность к новому коллеге и как можно больше поддерживать его.

WEB-ПОДДЕРЖКА

Этот метод эффективен для сплочения молодых команд в демократичных компаниях. Заведите для сотрудников специальную страничку в социальной сети с закрытым доступом. Поручите кому-нибудь с чувством юмора и небольшой рабочей нагрузкой ее администрировать – выкладывать мемы вроде «Типичный сотрудник компании «Икс», конкурсы на лучший комментарий под картинкой и т.д. У этой странички должен быть юмористический, интересный контент с инсайдерскими шутками (которые ни в коем случае не должны караться руководством) и позитивным настроем. Более одного поста в день выкладывать не надо – чтобы не отвлекать коллег от работы. Вы увидите, как онлайн-общение станет постепенно переходить в реальную жизнь.

УЧЕНЬЕ-СВЕТ!

Хорошо обставленная деловая библиотека – очень действенный инструмент. Заведите комнату для чтения, пусть там будут столы и стулья – для дискуссий. Приглашайте туда сотрудников, объявляйте о новинках, поощряйте работу прямо в ней – и информация ближе, и тема для беседы всегда найдется.  Обставьте переговорную… мягкими пуфами. Пусть они покоятся в углу, когда идут серьезные переговоры, и раскладываются ради общения коллег на менее формальные темы. Доказано, что раскрепощенная поза моментально сближает людей и упрощает их диалог.

ЛИЧНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Повышение собственной отдачи – прямой способ к тому, чтобы добиться целей. Иногда мы уделяем драгоценное внимание второстепенному, не успевая взяться за главное. И здесь поможет лайфхак!

ПОЧТА

Разделите рабочий почтовый ящик на несколько папок, согласно таблице Эйзенхауэра. Напомним, что генерал условно делил свое время на «важные и срочные дела», «важные и не срочные», «срочные и неважные», «не срочные и не важные». Настройте почтовую рассылку так, чтобы письма от руководства автоматически попадали в «срочную и важную» папку, а от коллег, скажем, в «важные и не срочные». Таким образом, проверяя рабочую переписку, вы в первую очередь наткнетесь на сиюминутные задачи, а только потом на то, чему можно уделить оставшееся время.

mail.jpg

ДЕДЛАЙНЫ

Одна из причин отставания от дедлайна – огромная куча дел, которые надо сделать в последние минуты. В результате что-то откладывается, что-то не доводится до конца, а еще какая-нибудь задача перекладывается на другого сотрудника. Чтобы этого избежать, воспользуйтесь системой «четырех папок». Суть такова: рабочее время делится на количество задач, и на выполнение каждого задания отмеряется определенное время (плюс-минус). Начните с самого сложного и срочного и, пока не доведете дело до конца или до окончания запланированного времени, не вставайте с места. Затем – перерыв, и после него вы уже открываете следующую папку. Совет: на каждой «папке» указывайте то время, до которого она должна быть сделана. Таким образом, вы справитесь с давящими сроками гораздо проще.

deadline.jpg

ШАГ ЗА ШАГОМ

Отличный способ справиться с тяжелой работой – разделение ее на этапы. Их можно вписать в ежедневник или создать для них специальное расписания в духе классического тайм-менджмента, включающее буквально поминутный контроль над каждым этапом: «9.45 – сбор данных, 10.30 – написание таблицы, 10.59 – резюмирование работы, 11.28 – окончательный результат». Если задача не срочная, ее просто можно разделить на условные шаги, решая каждый ступень за ступенью. Так вы гораздо быстрее справитесь с работой и не оставите себе времени на сомнения, страхи или скуку.

МЕТОД ПРЯНИКА

Воспользуйтесь методом пошаговой мотивации. Чтобы справиться с новой сложной задачей, мысленно спросите себя о том, что в ней самое сложное. Теперь, когда вы знаете, за что себя хвалить, приступайте к работе с постоянным поощрением – за два часа самых сложных решений вы заслуживаете любой понравившийся вам отдых и т.д.

РАЗДЕЛЯЙ И ДЕЙСТВУЙ

Есть специальная игра, позволяющая сузить любой бизнес-риск и решить замысловатую деловую задачу. Возьмите лист бумаги и разделите его на 5 столбцов. В первый столбец впишите все сухие данные – суть вопроса, какой у него сейчас статус, когда он должен быть решен. Во втором – все позитивные стороны ожидаемого исхода. В третьем – все негативные. Анализируйте ситуацию как следует, чтобы учесть даже второстепенные, на первый взгляд, факторы. В следующем столбце попытайтесь найти альтернативу, новое решение задачи, о котором вы не думали. В последнем – опишите интуитивные ощущения, необъективные показатели, которые так или иначе заставляют вас решить в пользу или против самого выбора. После этого пересчитайте аргументы и поставьте им баллы – например, сильному аргументу можно поставить более высокий балл, чем какому-нибудь стороннему. Подсчитайте баллы, и решение будет у вас на руках! Кстати, этот метод хорош еще тем, что позволяет глубинно обдумать ситуацию, а не рассматривать ее на поверхности.       

 analityk.jpg

ЛАЙФХАК И РЕАЛЬНОСТЬ

Блоги, страницы в соцсетях и рубрики в онлайн-СМИ, посвященные лайфхаку, таят в себе самые разные идеи – от проверенных и эффективных до странноватых и просто смешных. Однако активный пользователь лайфхака не просто вычитывает их, выуживая нужное для себя, но и учится мыслить лайфхак-категориями: творчески подходит к решению рабочих задач, ищет нестандартные пути разрешения конфликтов, обменивается свежими, неиспробованными ранее идеями со своими коллегами.
Суть лайфхака в том, чтобы придумать простой способ жизни и работы с минимумом временных, денежных и энергозатрат.

Возврат к списку →